U bent gevraagd om een offerte uit te brengen. Na het versturen zit u met de vraag: hoe lang is een offerte geldig? Wat is de geldigheidsduur van een offerte? Hoe dat precies zit leest u in dit artikel.
Inhoudsopgave
Geldigheidsduur
Laten wij eerst kijken naar de term “geldigheidsduur”. De een noemt het geldigheidstermijn, de ander geldigheidsduur, aanvaardingstermijn, het betekent juridisch gezien allemaal hetzelfde. Het juridischwoordenboek geeft de volgende betekenis voor het woord “geldigheidsduur”:
“de periode waarin een zaak bruikbaar is of op een dienst een beroep kan worden gedaan”
Wettelijke geldigheidsduur van een offerte? Een offerte heeft geen wettelijke geldigheidsduur, tenminste er is geen wettelijke basis termijn opgesteld, zoals bijvoorbeeld voor facturen waarin er binnen een bepaald termijn betaald of herinnerd dient te worden. De geldigheidsduur die u opgeeft bij een offerte is geheel vrij aan u te bepalen.
Een geldigheidsduur is dus niet nodig maar wel raadzaam, tenzij het een geheel vrijblijvende offerte betreft. Met een geldigheidsduur beperkt u het risico. Heeft u bijvoorbeeld te maken met variërende prijzen (als u b.v. materiaal moet inkopen) of wilt u een scherp aanbod doen (met of zonder een korting) dan is een geldigheidsduur erg praktisch.
U geeft uw offerte een geldigheidsduur, en nu? Nu is uw offerte voor een bepaalde periode “geldig”. Zorg er voor dat de termijn die u opgeeft duidelijk op uw offerte staat vermeld. Dat kan bijvoorbeeld op de volgende manieren:
- Geldig tot: [datum]
- Deze offerte is geldig tot en met [datum]
- De geldigheidsduur van deze offerte bedraagt [aantal] dagen na dagtekening ..
- Deze offerte is geldig voor [aantal] dagen
Op deze manier is het transparant voor zowel u als uw klant. Het is uiteraard verstandig om uw geldigheidsduur ook in uw algemene voorwaarden vermeld te hebben, maar u doet er wijs aan om niet in de kleine lettertjes uw afspraken te verbergen, zonder dit te vermelden op uw offerte.
Afspraken en wijzigingen
Maar let op: nu zijn er enkele zaken waar u rekening mee moet houden. Zo kunt u bijvoorbeeld uw offerte niet wijzigen binnen deze periode. Wijzigingen kunt u alleen maken door de offerte in te trekken en een nieuwe offerte op te maken, maar dit kan alleen indien uw klant de offerte nog niet heeft geaccordeerd. Uw klant kan en mag binnen deze periode akkoord gaan met de offerte en dat maakt het ook direct “onherroepelijk”.
Gaat uw klant na de termijn die u heeft opgegeven, akkoord met uw offerte? Dan is de keuze aan u of u alsnog de klus accepteert of wijzigingen aanbrengt en opnieuw laat accorderen. Is uw klant binnen het termijn dat u heeft opgegeven akkoord gegaan, dan is het bindend en is er sprake van een overeenkomst.
Vrijblijvende offerte
Soms wilt u enkel een vrijblijvende offerte doen. Dit is minder sterk dan een offerte met een geldigheidsdatum, maar brengt een heel stuk minder risico met zich mee. Een geheel vrijblijvende offerte moet ook op deze manier gecommuniceerd worden: geheel vrijblijvend en dit moet vermeld zijn, op zowel de offerte als in e-mail, begeleidend schrijven, etc.
Met een vrijblijvende offerte behoudt u de mogelijkheid om aanpassingen te maken, zelfs nadat de offerte is geaccepteerd. Dit moet dan wel direct nadat de offerte is geaccepteerd. Wilt u precies weten waarom, zie dan Artikel 219 lid 2 Burgerlijk Wetboek Boek 6.
Simpel vertaald: indien er een vermelding is dat het aanbod vrijblijvend is gedaan, dan kan de herroeping onmiddellijk na aanvaarding alsnog plaatsvinden. Geef daarbij dan wel de reden op waarom de offerte alsnog ingetrokken is en neem daarover contact op met de klant in kwestie.